Esta semana vivi uma situação que me fez refletir sobre a efetividade dos processos.
Eu precisava providenciar um documento em um cartório e tentei, por vários dias, encaminhar previamente as informações para que o atendimento presencial se resumisse à conferência e assinatura. Não consegui.
Acabei me deslocando até o local, enfrentando a espera habitual e, quando finalmente fui atendido, ouvi da atendente uma frase simples:
Pode me enviar tudo por e-mail ou WhatsApp que eu preparo o documento.
Era exatamente o que eu vinha tentando fazer desde o início.
A experiência me fez pensar em algo muito comum nas empresas: frequentemente criamos etapas, controles e barreiras com a intenção de organizar e proteger os processos, mas nem sempre percebemos quando essas mesmas engrenagens começam a gerar atrito em vez de gerar valor.
A empresa como um conjunto de engrenagens
Quando observamos uma organização como um conjunto de engrenagens interligadas, fica mais fácil compreender esse conceito.
A primeira engrenagem é a estratégia geral, que define direção e prioridades. A segunda é a estratégia comercial, responsável por conectar a empresa ao mercado. A terceira é a gestão, que coordena recursos, pessoas e decisões.
A engrenagem esquecida: a efetividade dos processos
Mas existe uma engrenagem que muitas vezes recebe menos atenção do que deveria: a efetividade dos processos.
É ela que transforma intenção em ação. É ela que conecta planejamento à execução.
Quando os processos são claros, objetivos e desenhados para facilitar o fluxo de trabalho, a engrenagem da execução gira com mais velocidade e menos desperdício. Quando são excessivamente burocráticos ou carregados de controles sem propósito, criam atrasos, retrabalho e frustração.
E isso impacta diretamente a última engrenagem: os resultados.
Resultados consistentes não são fruto apenas de boas ideias ou de estratégias bem elaboradas. São consequência de um sistema onde todas as engrenagens trabalham de forma integrada e eficiente.
A pergunta que todo gestor deveria fazer
Talvez uma das perguntas mais importantes que líderes e gestores possam fazer seja:
Este processo existe para gerar valor ou apenas porque sempre foi feito dessa forma?
Muitas vezes, os maiores ganhos de produtividade, eficiência e experiência não estão em criar novos processos, mas em simplificar os que já existem.
📚 Essa reflexão foi inspirada nos conceitos apresentados por Andrés Frydman em seu livro La Máquina de Hacer Negocios, que utiliza a metáfora das engrenagens para demonstrar como estratégia, gestão, processos, execução e resultados precisam funcionar de forma integrada para que uma organização alcance seu máximo potencial.